* Brunna Gobbi e ** Fábio Oliveira Machado
No período de transição para o novo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), com o objetivo de estabelecer uma melhor média até 2026 – assunto detalhado na Nota Técnica 4/2025 do CTAT –, o Fisco municipal pode adotar o fechamento de ofício dos livros fiscais. Esse procedimento é uma medida crucial para aumentar a arrecadação e a conformidade tributária, especialmente em relação ao Imposto sobre Serviços (ISS).
Quando o contribuinte não realiza o fechamento do livro fiscal eletrônico no prazo estipulado, o Fisco ganha a prerrogativa de fazê-lo unilateralmente. Esse ato não é apenas um registro, mas a declaração formal da base de cálculo e do imposto devido. A partir disso, o débito é gerado, materializando o valor que o contribuinte deve ao Município.
A não entrega ou o não encerramento da Declaração Mensal de Serviço (ou Livro Fiscal) dentro do prazo estabelecido constitui um descumprimento de obrigação acessória. Esse descumprimento confere à autoridade fiscal (o Fisco) o poder legal de agir para formalizar a cobrança do imposto, ou seja, para constituir o crédito tributário.
A ação unilateral do Fisco, que permite calcular o imposto devido mesmo sem a declaração do contribuinte, é chamada de “Lançamento de Ofício”. O Lançamento de Ofício é o ato administrativo formal que estabelece essa base de cálculo e, consequentemente, o valor exato do imposto a ser pago. É o que a lei denomina de constituição do crédito tributário. O Fisco utiliza os dados que já possui (como as notas fiscais de serviço emitidas pela empresa) para determinar a base de cálculo. Uma vez que o crédito tributário é formalmente “lançado” pelo Fisco, o valor se transforma em um débito exigível do contribuinte.
Muitos contribuintes optam por não fechar os livros fiscais para evitar a geração de débitos, o que lhes permite obter certidões negativas de débitos em Municípios que não vinculam a certidão a essa obrigação acessória. No entanto, o fechamento de ofício permite ao Fisco assumir o controle da apuração, o que pode resultar em valores de débitos superiores aos que o contribuinte declararia, além de possíveis multas por descumprimento da obrigação acessória.
Essa ação se baseia na presunção de que a inércia do contribuinte indica inadimplência. O Fisco utiliza as informações já disponíveis em seus sistemas, como as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e) emitidas. A partir desses dados, consolida as informações, aplica as alíquotas cabíveis e gera o Documento de Arrecadação Municipal (DAM). O procedimento serve como uma medida de controle e um alerta para que o contribuinte regularize sua situação, coibindo a sonegação por omissão.
A depender da legislação local, a notificação formal do contribuinte acerca do fechamento de ofício do livro fiscal – e o consequente lançamento do débito – é um requisito obrigatório da fiscalização. Esse procedimento é fundamental para a validade do ato, pois garante o pleno exercício dos princípios constitucionais do contraditório e da ampla defesa. Uma vez notificado, o contribuinte obtém a oportunidade de contestar a presunção relativa (iuris tantum) do imposto devido, gerada pelo lançamento de ofício, apresentando provas de que o valor apurado unilateralmente está incorreto.
Portanto, a ausência de notificação válida poderá viciar o processo e pode levar à nulidade do lançamento tributário e de todo o procedimento fiscal, impedindo a exigência do débito.
Na maioria das legislações municipais, a notificação por edital é a última alternativa e só é utilizada quando o Fisco comprova que esgotaram todas as tentativas de notificação por outros meios, como correspondência ou notificação eletrônica.
E, com a reforma tributária, LC 214/2025, as notificações de forma padrão serão realizadas por meio do Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) – ambiente que será unificado e obrigatório para todas as entidades e demais pessoas jurídicas sujeitas à inscrição no CNPJ –, assunto detalhado pela Nota Técnica 03/2025 do CTAT.
Durante o fechamento de ofício, a fiscalização pode se deparar com empresas que, mesmo desenquadradas do Simples Nacional, não atualizaram seus cadastros em prefeituras que não atualizam o seu cadastro conforme o do Simples Nacional. Nesses casos, o fechamento espontâneo dos livros pelo contribuinte não gera os débitos corretamente.
Para resolver essa questão, o Fisco precisa atualizar o cadastro da empresa, reabrir os lançamentos e, só então, fechá-los novamente para gerar os débitos de forma correta. Adicionalmente, é necessário verificar/corrigir as alíquotas das guias já geradas, que podem estar incorretas.
As penalidades por descumprimento das obrigações acessórias devem ser aplicadas conforme previsto no Código Tributário do Município. Se a legislação permitir, a autoridade fiscal deve aplicar uma multa a cada fechamento de ofício, pois a falta de declaração das informações impede o exercício do poder de controle do Fisco sobre o contribuinte.
É crucial ressaltar que a multa não se aplica apenas ao não pagamento do imposto, mas também à falta de declaração, que se configura como uma infração. Isso vale para todas as empresas, incluindo as optantes pelo Simples Nacional. Outrossim, a não aplicação dessa multa pode resultar em responsabilidade funcional para a autoridade fiscal.
* Fiscal municipal de Tributos no Município de Itumbiara/GO desde 2019. Graduada em Ciências Econômicas pela UEG. Pós-graduada em Gestão Tributária e Auditoria no Setor Público pela Unyleya. Profissional de Gestão de Recursos e membro do Comitê de Investimento pela Apimec Brasil. Cursando MBA em Auditoria Fiscal Municipal Estratégica pela ESAT. Integrante do GT 2 (Tributação do Consumo) do Conselho Técnico das Administrações Tributárias (CTAT) da CNM.
** Fiscal municipal de Tributos no Município de Itumbiara/GO desde 2009. Graduado em Ciência da Computação pelo Ibilce/Unesp. Pós-graduado em Gestão Tributária e Auditoria no Setor Público pela Unyleya. Profissional de Gestão de Recursos e membro do Comitê de Investimento pela Apimec Brasil. Cursando MBA em Auditoria Fiscal Municipal Estratégica pela ESAT. Membro do GT 2 (Tributação do Consumo) do Conselho Técnico das Administrações Tributárias (CTAT) da CNM.
